Office 365 to zestaw w pełni profesjonalnych narzędzi do współpracy i komunikacji w organizacji, w formie elastycznej usługi. W skład pakietu wchodzi szereg rozwiązań niezbędnych do skutecznego prowadzenia biznesu i konkurowania na rynku. Platforma obejmuje narzędzia do komunikacji poprzez e-mail i komunikator, do zarządzania dokumentami i pracy grupowej oraz dodatkowo także serwer komunikacyjny Lync, dzięki któremu możliwe jest dodanie usług komunikacji głosowej. W skład platformy wchodzą również aplikacje pakietu biurowego Microsoft Office. Komercyjna wersja rozwiązania zadebiutowała na polskim rynku w kwietniu ubiegłego roku i już zdążyła zyskać uznanie wielu klientów różnej wielkości i z różnych branż.

"Zdecydowaliśmy się nie tylko na wdrożenie rozwiązania Microsoft Office 365 w naszej organizacji, ale także na rozszerzenie oferty Sygnity o dogłębną analizę, audyt i wdrażanie Usług Online, w tym Office 365. W oparciu o te rozwiązania będziemy też budować nasze wybrane produkty. Nowa oferta będzie skierowana do klientów z trzech kluczowych dla nas sektorów: bankowo-finansowego, publicznego i utilities" - mówi Arkadiusz Lew-Kiedrowski, Wiceprezes Zarządu ds. Operacyjnych w Sygnity. "Jestem przekonany, że wzbogacając ofertę Sygnity o rozwiązania i usługi z obszaru cloud wchodzimy we wzrostowy i bardzo perspektywiczny segment rynku. Właśnie ogłosiliśmy debiut naszych rozwiązań chmurowych dla małych i średnich firm - rodzinę produktów Quatra. Liczę, że zalety usług dostarczanych w modelu cloud docenią także nasi klienci korporacyjni" - dodaje. "Jesteśmy firmą usługową, koncentrujemy się na pracy dla klientów. Nasz BackOffice ma być lekki i sprawny, nie mamy zamiaru inwestować w rozbudowę systemów wewnętrznych, skoro taniej i efektywniej możemy osiągnąć te same cele korzystając z usługi zewnętrznej" - wyjaśnia Lew-Kiedrowski.

Doświadczenie oraz praktyczna wiedza zdobyte podczas wdrożenia Office 365 w Sygnity przy wykorzystaniu wewnętrznego zespołu specjalistów zostaną wykorzystane w projektach transformacji infrastruktury, wirtualizacji oraz budowania rozwiązań „private cloud" i „hybrid cloud" realizowanych na rzecz klientów. Dzięki prowadzonemu wdrożeniu architekci i specjaliści Sygnity będą mogli służyć klientom kompleksowym doradztwem na wszystkich etapach strategii dochodzenia do „chmury".

Sygnity działa na rynku już przeszło 20 lat, realizując tysiące projektów informatycznych dla klientów ze wszystkich branż polskiej gospodarki - zarówno komercyjnych, jak i instytucji publicznych. W trzecim kwartale 2011 r. spółka rozpoczęła działalność na rynkach międzynarodowych podpisując strategiczne porozumienie ze światowym koncernem Huawei, dzięki któremu prowadzi obecnie sprzedaż własnych rozwiązań w 16 krajach Europy. Nowa strategia rozwoju spółki powiązana z intensywnym rozwojem technologii, wejście w nowe obszary działalności i wprowadzenie nowych modeli obsługi klientów były powodem zwrócenia się Sygnity w kierunku rozwiązań z wykorzystaniem chmury i podjęcia decyzji
o włączeniu usług chmurowych do oferty firmy.

Po pierwsze: analiza potrzeb i kosztów

Po wyznaczeniu priorytetów i zapoznaniu się z dostępnymi na rynku rozwiązaniami, firma dokonała ich dokładnej analizy, uzależnionej od kilku kluczowych kryteriów.

Pierwszym z nich było kryterium ekonomiczne, które wyraźnie przemawiało za rozwiązaniem Microsoft Office 365, jako zapewniającym lepszą efektywność finansową oraz zwrot z inwestycji. Niskie koszty to jedna z kluczowych korzyści płynących z usług dostarczanych w modelu cloud computing, czyli w formie usługi.

"Koszty posiadania Office 365 wraz z Exchange Server, SharePoint oraz Lync w wersji Online są
z perspektywy czasu znacznie mniejsze niż koszty posiadania analogicznych rozwiązań w innych modelach licencjonowania. W wyniku analizy Total Cost of Ownership, która bierze pod uwagę całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymania i pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni danego okresu, cloud computing okazuje się rozwiązaniem najbardziej opłacalnym. Również wydatki związane ze sprzętem oraz koszty operacyjne są dzięki chmurze znacznie zredukowane" - mówi Piotr Chrobot, dyrektor działu Small and Medium Business Solutions & Partners z polskiego oddziału Microsoft.

Za rozwiązaniem Office 365 przemawiały również czynniki funkcjonalne. Usługa w chmurze Office 365 okazała się idealną odpowiedzią na potrzebę Sygnity, jaką było komunikowanie się z pracownikami, znajdującymi się w różnych miejscach. Istotne były również możliwość korzystania z zaawansowanych funkcji administracyjnych, całodobowa pomoc techniczna, 25 GB miejsca do przechowywania skrzynek pracowników, czy wiele możliwości wymiany informacji i dokumentów, jak np. witryny służące do udostępniania dokumentów i informacji Online, wiadomości błyskawiczne, informacje o obecności i organizowanie spotkań online. Sygnity dobrze oceniało również funkcję współdzielenia kalendarzy, która pozwala z dowolnej lokalizacji zaplanować spotkanie z pracownikami lub klientami.

Na funkcjonalność rozwiązania składał się również fakt, iż elementy Office 365 w dużym stopniu przypominają narzędzia Office znane z codziennego użytkowania, jak Excel, Word czy Powerpoint. Dla firmy oznacza to brak konieczności organizowania specjalistycznych szkoleń i kłopotliwego wdrażania pracowników w obsługę nowego systemu.

"Po dogłębnej analizie naszej sytuacji i potrzeb zdecydowaliśmy się na wdrożenie rozwiązania Office 365, które adresowało najpełniej nasze potrzeby. Dodatkowo taki wybór daje nam szereg korzyści. Jest to rozwiązanie bardzo konkurencyjne kosztowo, opiera się na znanych pracownikom aplikacjach, z łatwym w obsłudze i intuicyjnym interfejsem. Pozwala nam też koncentrować się na naszej podstawowej działalności, a nie administrowaniu aplikacjami. Wreszcie, Office 365 gwarantuje też dużą elastyczność, co w naszej sytuacji dynamicznego rozwoju i ekspansji na nowe rynki nie pozostaje bez znaczenia" - powiedział Wojciech Zaskórski, dyrektor Biura IT z  Sygnity. "O wyborze Office 365 zadecydowało w nie mniejszym stopniu bezpieczeństwo" - dodaje Zaskórski. "Microsoft, jako wyspecjalizowany dostawca rozwiązań cloud posiada bardzo zaawansowane zabezpieczenia. Co więcej, usługa Office 365 oraz centra danych posiadają konretne poziomy zabezpieczeń poświadczone certyfikatami, tj. ISO 27001, SAFE HARBOR, SAS70 czy FISMA. To dla nas kluczowe ze względu na rynki, dla których pracujemy".