Pracujemy wydajnie

Rozwijanie biznesu powoduje, że poświęcamy mu coraz więcej czasu. Nie jest to spokojna praca na etat, gdzie siedzi się tylko 8 godzin dziennie, a następnie nie trzeba martwić się niczym aż do następnego ranka. Ostatecznie kończymy, siedząc do późna w nocy nad zleceniem i zasypiamy, próbując ostatni raz przypomnieć sobie, czy wszystkie terminy zostały dopięte na ostatni guzik.

Skąd więc wziąć więcej czasu na klientów „z Internetu”? Doby nie wydłużymy, ale pokażemy, jak zaoszczędzić jej niewyobrażalną część dzięki możliwościom, które oferują technologie i Internet.

Skupimy się na dwóch aspektach, które pozwolą udrożnić działanie biznesu przy większej liczbie klientów:

1. pierwszy aspekt to poprawa komunikacji dzięki lepszemu wykorzystaniu e-meila,
2. drugi aspekt to zorganizowanie sobie pracy tak, aby wszystko było zrobione na czas, żeby wszystkie ważne rzeczy zostały wykonane, a zaglądanie do listy „zadań do realizacji” było przyjemnością.

W efekcie nie będziesz musiał pracować 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu i będziesz mógł kłaść się spać z pewnością i satysfakcją, że zrobiłeś wszystko, co było do zrobienia.

Lepsza komunikacja

Jeżeli masz już biznes „offline”, czyli nie używający Internetu, znasz się już bardzo dobrze na komunikacji z klientami. Mimo to zachęcam do przeczytania tej części, która mówi więcej na temat radzenia sobie z komunikacją z klientami w Sieci. Pokażemy, jak wykorzystać potęgę komunikacyjną Internetu na pożytek swój i biznesu.

Sieć oferuje wiele form komunikacji. Najważniejszy jest e-mail, w związku z tym poświęcę mu więcej czasu wskazując rady jak używać go efektywnie w biznesie. Wraz ze wzrostem liczby klientów możesz zauważyć, że dużo czasu spędzasz na przeglądaniu korespondencji. Będziesz dostawać oferty, propozycje, zapytania, a także nieważne mejle i spam. Zamiast poddawać się monotonii ręcznego kasowania niepotrzebnych wiadomości i rozprowadzania ich po różnych folderach możesz skorzystać z filtra antyspamowego i filtrów segregujących, które automatycznie umieszczą pocztę w odpowiednich miejscach.

Dobry zwyczaj mówi, aby każdego mejla czytać tylko raz i podjąć stosowną decyzję. Czy trzeba wykonać jakąś czynność np. odpowiedzieć, zamówić coś albo napisać do innej osoby z zapytaniem? Czy może ma on charakter czysto informacyjny i nie wymaga żadnej akcji? W każdym wypadku po podjęciu odpowiedniej decyzji powinien zostać usunięty ze skrzynki odbiorczej. Praktyka uczy, że rzadko wraca się do mejli, które są zostawione na później, a nie czytanie tego samego mejla dwa razy przy 100 wiadomościach dziennie to duża oszczędność czasu.

Czy zostawiać w skrzynce odbiorczej wszystkie wiadomości? Z pewnością nie. Mejlowa skrzynka odbiorcza podobnie jak normalna skrzynka na listy nie służy do przechowywania rzeczy. Wyobraź sobie, że trzymałbyś w domu worek setek listów i otwierał za każdym razem, gdybyś potrzebował informacji z któregoś listu. Wysypywał wszystko na podłogę, znajdował go, a później pakował wszystko z powrotem.

Oczywiście, nikt by tak nie robił. Skrzynki pocztowe jednak dzięki dużym pojemnościom zniosą największy bałagan, który trzeba samemu sprzątać. Czasem używa się skrzynki pocztowej jako miejsca przechowywania informacji o zadaniach do zrobienia. Jednak do planowania dostępne są inne, bardziej efektywne narzędzia, o których jest napisane w dalszej części poradnika.

Dużą pokusą na początku jest załatwianie wszystkich spraw przez e-mail, ponieważ mamy wtedy zapis całej sytuacji. Jednak zdarza się tak, że korespondencja trwa już któryś tydzień z rzędu, strony wymieniają między sobą już dziesiątki e-maili, a sprawa nadal nie jest wyjaśniona. Co wtedy zrobić?

W odpowiednim momencie trzeba chwycić za telefon, albo rozmowy przez Internet, np. Skype. Niektórzy eksperci uważają, że jeżeli wiesz, że przeczytanie e-maila i odpowiedź zajmą Ci więcej niż 5 minut, powinieneś skontaktować się z osobą, albo poprosić ją o kontakt telefoniczny. W efekcie sprawa zajmująca długi czas i nie posuwająca spraw do przodu może rozwikłać się w 2-3 minuty.