Kontrola tego, co pracownicy robią w godzinach pracy, korzystając z aplikacji zainstalowanych na swoich komputerach i dostępu do Internetu, zawsze rodzi konflikt między sprzecznymi interesami pracodawcy i pracownika. W braku wyraźnych uregulowań prawnych, kwestia tego, co wolno, a czego nie wolno pracodawcy, pozostaje sporna. Jednak wydaje się, że można znaleźć złoty środek pomiędzy prawem do prywatności pracownika i interesem pracodawcy.

Prawo do prywatności a nadzór pracodawcy

Prawo do prywatności pracownika gwarantowane jest zarówno przez prawo pracy (art. 11(1) Kodeksu pracy), jak i przez przepisy Kodeksu cywilnego (art. 23 Kc). Jest ono jednym z podstawowych dóbr osobistych i jeżeli pracodawca dopuści się jego naruszenia, pracownikowi przysługuje szereg roszczeń z art. 24 Kc, w tym również o zapłatę zadośćuczynienia.

Prawo do prywatności nie wyklucza jednak możliwości kontrolowania poczynań zatrudnionego, z wykorzystaniem powierzonego mu sprzętu komputerowego. Należy bowiem pamiętać, że podstawowym obowiązkiem pracownika jest świadczenie pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę. Z tym obowiązkiem związane jest uprawnienie pracodawcy do sprawowana nadzoru nad pracownikiem, w tym również poprzez kontrolę powierzonego mu sprzętu komputerowego i aktywności sieciowej.

Obowiązek poinformowania pracownika

Sprzęt powierzony pracownikowi stanowi własność pracodawcy i jako taki powinien być wykorzystywany do świadczenia pracy – w tym celu został bowiem przekazany. Jest więc oczywiste, że pracodawca ma prawo wiedzieć, w jaki sposób to narzędzie pracy jest wykorzystywane. Jednakże, decydując się na uruchomienie aplikacji kontrolującej poczynania pracownika, zatrudniający musi go uprzednio poinformować o tym fakcie. Dopiero po przedstawieniu takiej informacji, można przystąpić do monitorowania komputera. I w takim wypadku działalność pracodawcy napotyka jednak na pewne ograniczenia. Niektóre z nich postaram się wskazać poniżej.

Dostęp do Internetu a cyberslacking

Cyberslacking, czyli przeglądanie stron internetowych w celach prywatnych w godzinach pracy, jest zjawiskiem powszechnym i powoduje wymierne straty finansowe pracodawców. Nie dziwią więc działania zatrudniających zmierzające do ograniczenia tego zjawiska.

Pracodawca ma pełne prawo, by blokować korzystanie ze stron WWW niezwiązanych z wypełnianiem obowiązków służbowych. Dostęp do Internetu, podobnie jak sprzęt komputerowy, jest przyznawany pracownikowi jako narzędzie pracy i to pracodawca może decydować, w jakim zakresie osoba przez niego zatrudniona powinna z tego narzędzia korzystać.

Pracodawca może także, nie blokując stron WWW, zbierać informacje dotyczące czasu spędzanego przez pracownika na przeglądaniu określonych witryn. Kontrola ta ma jednak swoje granice. Z całą pewnością pracodawca nie może zbierać informacji, które pracownik wysyła, wypełniając różnego rodzaju formularze. Dotyczy to szczególnie haseł dostępowych do serwisów, informacji o rachunkach bankowych i tym podobnych. Takie zachowanie byłoby działaniem nieuzasadnionym z punktu widzenia celu kontroli pracownika, jakim jest ustalenie, czy wywiązuje się on z obowiązku świadczenia pracy w wyznaczonych godzinach.

Wystarczy bowiem stwierdzić, że zatrudniony zbyt często odwiedza witrynę internetową, z której korzystanie nie jest związane z jego obowiązkami służbowymi, by zyskać pewność, że narusza on obowiązek świadczenia pracy. Takie uchybienie może zaś stać się podstawą wypowiedzenia umowy o pracę.

Kontrola poczty i komunikatorów

Korespondencja e-mailowa pracownika, związana z jego obowiązkami służbowymi, może podlegać kontroli pracodawcy. Pamiętajmy jednak, że ten ostatni, udostępniając pocztę elektroniczną zatrudnionym, musi się liczyć z tym, że wykorzystają ją oni również w celach prywatnych. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy pracodawca wyraźnie zabroni pracownikom używania firmowej skrzynki dla przesyłania korespondencji niezwiązanej z wykonywanymi obowiązkami.

Jest to jednak wypadek dość rzadki. Jeżeli już pozwala się pracownikowi na korzystanie z poczty w celach prywatnych, powinien on mieć możliwość odpowiedniego oznaczenia takich wiadomości w programie pocztowym. Do tych e-maili pracodawca bezwzględnie nie ma wtedy prawa zaglądać. Może jednak kontrolować liczbę wysyłanych wiadomości prywatnych.

Z podobną sytuacją mamy do czynienia w wypadku kontroli komunikatorów internetowych – pracodawca może badać czas, który pracownik spędza w pracy, korzystając z Gadu Gadu czy Skype, nie powinien jednak analizować przesyłanych treści. Jeśli zatrudnieni w przedsiębiorstwie używają w czasie pracy swoich prywatnych kont pocztowych, ich zwierzchnicy nie mogą również pod żadnym pozorem kontrolować treści wiadomości za ich pośrednictwem wysyłanych lub odbieranych. Nie oznacza to jednak, że nie ma możliwości wprowadzenia skutecznego zakazu korzystania z osobistych skrzynek.

Stanowisko przedstawione powyżej poparł także Europejski Trybunał Praw Człowieka w Strasburgu, który w dotyczącej tajemnicy korespondencji pracowników sprawie Sopland v. UK (sygn. 62617/00) stwierdził, że pracownik ma prawo do prywatności i w związku z tym pracodawca nie może w sposób zupełnie dowolny kontrolować jego korespondencji mailowej.

Kontrola aplikacji

Pracownicy często instalują na swoich komputerach aplikacje, z których korzystają dla własnych celów, zupełnie niezwiązanych z działalnością przedsiębiorstwa. Pamiętajmy jednak, że za legalność programów zainstalowanych na stacjach roboczych odpowiada pracodawca. Jeśli kontrola odpowiednich organów wykaże w tym względzie uchybienia, koszty związane z zapłatą za korzystanie z danej aplikacji bez zezwolenia mogą być bardzo dotkliwe.

Stąd jest czymś zupełnie zrozumiałym, że zatrudniający nie tylko może, ale i we własnym, dobrze pojętym interesie powinien kontrolować, jakie programy instaluje na swoim komputerze pracownik. Jednym z rozwiązań jest na przykład przedstawienie osobom zatrudnionym w przedsiębiorstwie listy aplikacji, z których korzystanie jest dozwolone i bezwzględne egzekwowanie zakazu korzystania z programów nieujętych w tym zestawieniu. Zakaz taki może przy tym dotyczyć także aplikacji pozornie „neutralnych”, jak choćby komunikatory internetowe. Zawsze trzeba bowiem pamiętać, że aplikacje, których używa zatrudniony, powierzone mu przez pracodawcę, mają służyć przede wszystkim wykonywaniu pracy.

Pliki mp3, wideo inne dane

Pracodawca ma też prawo kontrolować, jakie dane pracownik zamieszcza na komputerze firmowym lub na serwerze przedsiębiorstwa. Takie działanie jest głęboko uzasadnione interesem zatrudniającego, który w wypadku kontroli, będzie sam odpowiadał za znajdujące się na dyskach nielegalne pliki muzyczne czy filmowe. Jeśli więc analiza przeprowadzona przez pracodawcę wykaże, że na firmowym sprzęcie znajdują się niepożądane zasoby, ma on prawo takie dane usunąć. Wydaje się jednak, że przed sięgnięciem po tak drastyczne środki, powinno się odpowiednio poinformować pracownika, w celu uzyskania niezbędnych wyjaśnień co do ewentualnej bezprawności danych.

Autor jest pracownikiem kancelarii Urowska i Wspólnicy i współtwórcą bloga http://blaszyk-jarosinski.pl