To właśnie łatwe udostępnianie dokumentów jest jedną z tych funkcji, które są najsilniejszymi punktami pakietu biurowego Google'a. Aby opublikować jakiś dokument, należy skorzystać z odpowiedniego polecenia w prawym, górnym rogu ekranu. W rozwijalnym menu znajduje się kilka użytecznych opcji. Jedna z nich pozwala na zaproszenie innych ludzi do przeglądania lub edycji.

Zapraszanie innych użytkowników do współpracy.

Oprócz tego menu Udostępnij ułatwia przesłanie danego dokumentu jako załącznika e-mailowego oraz opublikowanie całości w formie strony internetowej. Ten ostatni moduł jest zintegrowany z kilkoma popularnymi platformami blogowymi, co jeszcze bardziej przyspiesza przenoszenie treści z Dokumentów Google do Sieci.

Eksport dokumentu na platformę blogową.

Dokumenty można udostępniać zbiorczo. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie elementy na stronie głównej aplikacji i wybrać polecenie Udostępnianie z górnego paska narzędziowego.

Drugą funkcją, która ułatwia zarządzanie społecznościową warstwą usługi, jest grupowanie kontaktów. Można to zrobić za pomocą samodzielnej aplikacji Kontakty Google. Pakiet biurowy automatycznie rozpozna grupy i pozwoli na szybkie udostępnianie plików wszystkim ich członkom.

Zarządzanie grupami użytkowników.

Trzecim dużym usprawnieniem oferowanym przez Dokumenty Google jest możliwość współpracy online w czasie rzeczywistym. Jeśli nad danym dokumentem pracują jednocześnie przynajmniej dwie osoby, można otworzyć specjalne okienko czatu, które ułatwia wymianę uwag, komentarzy i pomysłów. Moduł ten jest widoczny tylko w arkuszach kalkulacyjnych i prezentacjach.

Podobną funkcję spełniają reguły kolorystyczne w arkuszach (należy kliknąc prawym przyciskiem myszy komórkę, a następnie wybrać Zmień kolor zgodnie z regułami). Internauta może zdefiniować filtr – automatycznie zmieni on kolor komórki, w której znajduje się jego imię. Jeśli więc taka osoba doda jakąś uwagę (poprzedzając ją czymś w rodzaju „Tomek:” czy „Ola:”) inni uprawnieni użytkownicy od razu zorientują się, od kogo pochodzi dany wpis.

Ustalanie reguł kolorowania.