Krok pierwszy – etykiety

Nie jest dobrym pomysłem oznaczanie nimi wiadomości w zależności od nadawców. To tylko wprowadza zamieszanie. Znacznie lepiej skorzystać ze sprawdzonego modelu Getting Things Done. Dodawać etykiety, które przypominają, że coś trzeba zrobić, że na dany e-mail trzeba odpisać albo w jakiś inny sposób zareagować. Wreszcie warto dodać specjalne oznaczenie dla zakończonych wątków. Należy je również archiwizować.

Rys.1 – Przykładowy system etykiet w Gmailu

Krok drugi – filtry

Tutaj można podzielić e-maile, wykorzystując jako główne kryterium nadawcę. Jeśli wiadomości od danej osoby są pilne i wymagają natychmiastowej reakcji, najlepiej automatycznie dodawać do nich etykietę „Działanie”. Prywatnym nadawcom warto przyporządkowywać jakieś mało priorytetowe oznaczenie – na przykład „Na później”. W ten sposób użytkownik bez otwierania e-maila będzie wiedział co to takiego.

Krok trzeci – przygotowanie zakładki „Nieprzeczytane”

Bardzo prosty trik, który ułatwia dostęp do najnowszych wiadomości. Najpierw trzeba wpisać w wyszukiwarkę Gmaila frazę „is:unread in:inbox”. Następnie dodać stronę z rezultatami do zakładek. Potem w ustawieniach przypisać zakładce łatwe do zapamiętania słowo kluczowe. Po jego wpisaniu w pasek adresu przeglądarki, strona z nieprzeczytanymi e-mailami otworzy się automatycznie.

Rys.2 – Konfiguracja zakładki w Firefoksie

Krok czwarty – integracja z Kalendarzem

Osoby korzystające z Gmaila i Kalendarza Google powinny połączyć obie aplikacje. Należy w tym celu przejść do ustawień Gmaila i w zakładce Laboratorium włączyć gadżet Kalendarz Google. Pod oknem czatu po lewej stronie pojawi się nowy panel wyświetlający najbliższe wydarzenia. Można tutaj nawet dodawać kolejne elementy – automatycznie zostaną one przesłane do głównego kalendarza.