publikuj:

wydrukuj

16 skomentuj »

TAGI: document management system , dms , nuxeo , owl , knowledgetree , openkm , logicaldoc , open source

2009-01-05 09:20 | Kamil Forenc

DMS: systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi (przegląd aplikacji Open Source)

Formularze, druki, kserokopie – papierowe dokumenty to zmora większości firm. Zorganizowanie procesu składowania i dostępu do poukładanych w segregatorach materiałów stanowi nie lada wyzwanie. Szczególnie jeśli pracujemy w instytucji, której funkcjonowanie bazuje w całości na obiegu dokumentów – kancelarii prawniczej czy biurze podatkowym. Dlaczego jednak, w dobie mediów cyfrowych, nie ułatwić sobie choć trochę tego zadania? Zdigitalizowane archiwa, uporządkowane w ramach systemu zarządzania dokumentami (DMS), szybko staną się nieocenionym źródłem informacji, do której dostęp uzyskamy zawsze, wszędzie i za pomocą przysłowiowego kliknięcia.

Spis treści
Czym są systemy DMS? Ograniczenia systemów DMS Rozwiązania komercyjne i Open Source LogicalDOC OpenKM Nuxeo Owl KnowledgeTree Podsumowanie

Czym są systemy DMS?

Document Management Systems (DMS), czyli systemy zarządzania dokumentami w postaci cyfrowej, pozwalają na wydajne administrowanie nawet dużymi zbiorami danych. Zalet wdrożenia takiego systemu jest co najmniej kilka.

Bardzo szczegółowe, a jednocześnie wydajne kategoryzowanie informacji powoduje, że odszukanie określonych danych zamiast standardowych minut, godzin i dni zajmuje najwyżej kilkanaście sekund. Po przeniesieniu archiwum firmy z metalowej szafy na dysk komputera skończą się więc telefony, e-maile i piesze wycieczki do poszczególnych pracowników w poszukiwaniu odłożonej „gdzieś tam” teczki. Odpowiednie skonfigurowanie reguł dostępu i przydzielanie zadań zwiększy nie tylko poziom bezpieczeństwa danych, ale także podniesie wydajność pracy.Nie bez znaczenia będzie oczywiście również możliwość uzyskania dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Ograniczenia systemów DMS

Niestety, w dzisiejszym stanie prawnym całkowite zrezygnowanie z papierowych dokumentów na rzecz ich elektronicznych wersji nie jest najlepszym rozwiązaniem. Informatyzacja postępuje jednak wytrwale, a już dziś elektroniczna wersja papierowego archiwum może znacznie podnieść komfort pracy i zwiększyć jej wydajność.

Dwoma podstawowymi kwestiami, które mogą wzbudzić wątpliwości przyszłych użytkowników systemów zarządzania dokumentami, są koszty wdrożenia oraz bezpieczeństwo danych. Jakkolwiek w tym pierwszym wypadku odpowiedź jest bardzo prosta – poniesione wydatki zwrócą się bowiem szybko w postaci znaczących oszczędności czasu personelu – to problemu zabezpieczenia przechowywanych informacji z pewnością nie można lekceważyć.

Przystępując do korzystania z DMS, należy więc przygotować i wdrożyć politykę bezpieczeństwa danych – chodzi tu przede wszystkim o regularne wykonywanie kopii zapasowych oraz regulację fizycznego i zdalnego dostępu do serwera bazodanowego. Wszystko po to, by nie sprawić sobie przykrej niespodzianki, gdy wszystkie dokumenty nagle odejdą w cyfrowy niebyt, na przykład z powodu uszkodzenia dysku.

Systemy zarządzania dokumentami (DMS) w praktyce
Praca w kancelarii prawniczej wymaga łatwego i szybkiego dostępu do dokumentów stworzonych przez współpracowników. Jest to bardzo utrudnione, jeśli każda osoba przechowuje je na własnym dysku twardym. Nawet udostępnianie plików w wewnętrznej sieci nie rozwiązuje całkowicie problemu, gdyż przy ich większej liczbie i zróżnicowanym nazewnictwie przeszukiwanie zbioru nie jest wcale łatwe. Dobrze opracowany DMS wymusza tymczasem określony sposób porządkowania i opisywania materiałów, dzięki czemu dotarcie do poszukiwanego elementu nie wymaga angażowania jego autora. Dodatkową zaletą przetwarzania dokumentów na postać cyfrową, niezwykle ważną w pracy prawnika, jest możliwość uzyskania dostępu do akt nawet po zwrocie klientowi oryginałów. Można więc korzystać ze sprawdzonych wcześniej rozwiązań, śledzić przebieg zakończonych spraw, a zgromadzony w ten sposób potencjał intelektualny nie przepada. Podczas wdrażania systemu zarządzania dokumentami należy jednak liczyć się z koniecznością zdyscyplinowania zespołu – brak konsekwencji w stosowaniu poprawnych procedur przez choćby jednego pracownika podważa bowiem sens całego działania. Tym bardziej istotna jest intuicyjność obsługi systemu – jego zastosowanie w warunkach kancelarii nie powinno wymagać zbyt skomplikowanego szkolenia. Pewną przeszkodą do pokonania na naszym rynku jest również generalne przyzwyczajenie prawników do pracy z papierowymi wersjami dokumentów. Należy jednak liczyć się z tym, że w dobie mediów cyfrowych podobne podejście będzie powoli zanikało. Marcin Barański, kancelaria radcy prawnego Przemysława Barańskiego w Poznaniu

Systemy zarządzania dokumentami (DMS) w praktyce

Praca w kancelarii prawniczej wymaga łatwego i szybkiego dostępu do dokumentów stworzonych przez współpracowników. Jest to bardzo utrudnione, jeśli każda osoba przechowuje je na własnym dysku twardym. Nawet udostępnianie plików w wewnętrznej sieci nie rozwiązuje całkowicie problemu, gdyż przy ich większej liczbie i zróżnicowanym nazewnictwie przeszukiwanie zbioru nie jest wcale łatwe.

Dobrze opracowany DMS wymusza tymczasem określony sposób porządkowania i opisywania materiałów, dzięki czemu dotarcie do poszukiwanego elementu nie wymaga angażowania jego autora. Dodatkową zaletą przetwarzania dokumentów na postać cyfrową, niezwykle ważną w pracy prawnika, jest możliwość uzyskania dostępu do akt nawet po zwrocie klientowi oryginałów. Można więc korzystać ze sprawdzonych wcześniej rozwiązań, śledzić przebieg zakończonych spraw, a zgromadzony w ten sposób potencjał intelektualny nie przepada.

Podczas wdrażania systemu zarządzania dokumentami należy jednak liczyć się z koniecznością zdyscyplinowania zespołu – brak konsekwencji w stosowaniu poprawnych procedur przez choćby jednego pracownika podważa bowiem sens całego działania. Tym bardziej istotna jest intuicyjność obsługi systemu – jego zastosowanie w warunkach kancelarii nie powinno wymagać zbyt skomplikowanego szkolenia. Pewną przeszkodą do pokonania na naszym rynku jest również generalne przyzwyczajenie prawników do pracy z papierowymi wersjami dokumentów. Należy jednak liczyć się z tym, że w dobie mediów cyfrowych podobne podejście będzie powoli zanikało.

Marcin Barański, kancelaria radcy prawnego Przemysława Barańskiego w Poznaniu

Rozwiązania komercyjne i Open Source

Rozwiązania komercyjne dostępne na rynku to często produkty kompleksowe – poza samym przechowywaniem cyfrowych wersji dokumentów firmy oferują skanowanie, katalogowanie, a nawet magazynowanie oryginałów w bezpiecznych i chronionych pomieszczeniach.

Do pracy grupowej duże przedsiębiorstwa wykorzystują najczęściej takie rozwiązania, jak Microsoft SharePoint, DocPoint, pakiet IBM FileNet P8 Platform czy EMC Documentum. Ich wspólną cechą są jednak wysokie koszty wdrożenia – często nie do zaakceptowania przez małe i mikroprzedsiębiorstwa. Alternatywą dla takich podmiotów mogą być aplikacje z otwartym źródłem. Oczywiście należy pamiętać, że i w tym wypadku nie unikniemy poniesienia pewnych kosztów – ktoś przecież musi system zainstalować, skonfigurować i przeprowadzić szkolenie w zakresie jego obsługi. Wydatki mogą być jednak mniejsze, a korzyści z wdrożenia DMS – porównywalne. Przyjrzyjmy się więc najważniejszym programom tego sektora rynku aplikacji Open Source.

LogicalDOC

Program dostępny jest w dwóch wersjach – płatnej oraz Open Source (Community Edition). W porównaniu z wersją płatną aplikacja z otwartym źródłem (na elastycznej licencji LGPL v3) jest uboższa o funkcje rozpoznawania tekstu (OCR), współpracy z dokumentami MS Office 2007 (ze starszymi wersjami działa poprawnie) oraz zdalnego importu udostępnionych dokumentów. LogicalDOC został stworzony przy wykorzystaniu technologii J2EE, stąd powinien on działać na każdym serwerze wyposażonym w ten kontener. Domyślnie oprogramowanie można pobrać wraz z serwerem Tomcat 6.0.16. Jako bazę danych wykorzystamy jeden z popularnych systemów, na przykład MySQL lub Oracle 9i/10i. Instalacja sprowadza się do rozpakowania pliku archiwum, uruchomieniu serwera i ustalenia parametrów połączenia z bazą danych. Program nie został spolszczony, choć architektura systemu pozwala na dodanie samodzielnie wykonanego tłumaczenia dla każdego języka.

Strona startowa systemu.

Pliki przechowywane są w folderach i opisywane za pomocą prostych oznaczeń, takich jak autor i data utworzenia oraz słów kluczowych. Te ostatnie pozwalają na grupowanie i przeglądanie dokumentów pochodzących z różnych folderów. Podczas dodawania pliku możemy wybrać opcję automatycznego sugerowania słowa kluczowego, choć jej implementacja pozostawia dużo do życzenia. Obsługa interfejsu jest dość nieskomplikowana, zdarzają się jednak błędy – na przykład zbyt długie nazwy folderów potrafią doprowadzić do zupełnej dezorganizacji głównego okna programu. Zauważalne są także pewne braki w ergonomii – foldery możemy co prawda przeglądać w wygodnej strukturze drzewa, ale wymaga to kilku dodatkowych zabiegów.

Widok drzewa folderów.

Standardowo użytkownicy systemu należą do grup, do których przypisywane są prawa dostępu (odczyt, zapis) związane z plikami oraz folderami. Aby skorzystać z konkretnego pliku, musimy mieć przy tym dostęp do wszystkich folderów, w których jest on umieszczony – na przykład Umowy | Umowy kupna | J.P. Kowalscy s.c.. Brak dziedziczenia praw może utrudniać codzienne korzystanie z systemu.

Zawartość katalogu.

LogicalDOC udostępnia wersjonowanie plików. Możemy przy tym dodać nową wersję główną (np. 1.0–2.0), poboczną (1.0–1.1) albo pozostawić oznaczenie bez zmian. Cały czas zachowujemy oczywiście dostęp do poprzednich wersji. Co ważne, program potrafi odczytać standardowe formaty plików biurowych (pakietów MS Office, OpenOffice, Adobe PDF) – dzięki temu skorzystać można z wyszukiwania pełnotekstowego. Ciekawym pomysłem, pozwalającym zaoszczędzić dużo czasu, jest także importowanie struktury plików w katalogach za pomocą archiwum ZIP.

Społeczność deweloperów LogicalDOC jest dość prężna. Raportowane błędy poprawiane są stosunkowo szybko (najpóźniej w ciągu 30 dni od zgłoszenia), a nowe wersje produktu pojawiają się co kilka miesięcy – ostatnia z nich datowana jest na październik 2008 roku. Mimo to błędy interfejsu, problemy z ergonomią i brak choćby najprostszego systemu zarządzania obiegiem dokumentów nie pozwalają wystawić aplikacji wysokiej noty.

«poprzednia 1 2 3 następna »

Podoba Ci się ten tekst? Powiedz o tym innym na Fb: lub na G+:

publikuj:

wydrukuj

16 skomentuj »

Polecamy

Reklama

Komentarze

#1 Mr. Boo 2009-01-05 11:09:48 0
Fajne ale nie dało się napisać jak wypada KnowledgeTree do produktu płatnego np. z produktem microsoftu SharePoint.

Czy warto wydać kasę czy iść w stronę open surce.

Np. Wiem dobrze co oferuje open office i microsoft office i mogę powiedzieć, że w 90% np. użytkownikom w zupełności starczy open office.
None
#2 Marcin Modestowicz^® 2009-01-05 21:05:37 0
No cóż, tak jak napisaliśmy - systemy DMS na licencjach Open Source bardzo dobrze sprawdzą się w niewielkich organizacjach. Świetnym przykładem są właśnie kancelarie prawne. Oczywiście większe podmioty także mogą korzystać z tego typu rozwiązań. Wspominając Nuxeo, nie pokusilibyśmy się o wyznaczanie jakiejś "masy krytycznej". Komercyjne produkty (jak choćby SharePoint, którego możliwości wykraczają poza standardowe usługi DMS) oferują jednak najczęściej więcej funkcji, łatwą rozbudowę, bogatą bazę dokumentacji i szkoleń oraz ścisłą integrację z innymi programami tej samej firmy. To wszystko oczywiście za odpowiednią cenę. Jeśli więc satysfakcjonują Cię możliwości jednego z zaprezentowanych systemów (lub lubisz programować) i jesteś gotowy na samodzielne przygotowanie infrastruktury i wdrożenie oprogramowania - wybierz Open Source. W innym wypadku - sięgnij głębiej do portfela.
None
#3 tomi 2009-01-07 11:35:57 0
skoro w malych firmach nie oplaca sie wprowadzac MS SharePoint to czy w tym wypadku nie wystarczy po prostu udostepnienie katalogu na dysku sieciowym do przechowywania dokumentow?
None
#4 tomakoz^® 2009-01-08 11:20:28 0
Nie wystarczy bo w takim przypadku mają wszyscy pracownicy dostęp do wszystkich dokumentów co w zależności od firmy może być bardzo nie odpowiednim rozwiązaniem a w przypadku DMS tworzysz grupy dostępu, uprzywilejowanych użytkowników itp także masz kontrole nad tym kto ma dostęp do danego dokumentu.
None
#5 tomakoz^® 2009-01-08 20:26:10 0
Dodam jeszcze, że warto było uwzględnić w artykule czy dany DMS posiada w ogóle możliwość wykorzystywania innego języka niż domyślny bo po zainstalowaniu u siebie w serwisie OpenSource CMS KnowledgeTree nie mogę się doszukać sposobu zmiany języka (działającego sposobu bo jest coś takiego jak internatiolization w system settings, ale to może i działa, ale raczej w bliżej nie określony sposób) także przydało by się, żeby było dodane info czy wogóle jest opcja obsługi innych języków niż domyślny w zestawionych DMS'ach
None
#6 Marcin Modestowicz^® 2009-01-09 19:50:51 0
Polecam tabelę umieszczoną na końcu artykułu - znajdują się tam najważniejsze informacje dotyczące omawianych systemów, w tym także wersji językowej. Warto przy okazji wspomnieć, że wszystkie programy, które nie oferują domyślnie polskiego tłumaczenia, umożliwiają jednocześnie sporządzenie w dość prosty sposób własnego modułu językowego. Jeśli chodzi o KnowledgeTree, wszystkie potrzebne informacje znajdują się na głównej stronie społeczności.
None
#7 tomakoz^® 2009-01-10 01:34:23 0
Nie do końca w tabeli są prawdziwe dane (nie to, żebym wytykał błędy) ponieważ DMS Owl posiada Polską wersję językową a cobym nie był gołosłowny to zamieszczam link do dema Owl na OpenSource CMS gdzie każdy może sprawdzić bez problemu tego DMS'a wykorzystując dane zamieszczone na stronie z linku powyżej. Dodam, że wgranie języka Polskiego przy instalacji jest co najmniej banalnie proste bo instalator nie puści nas przy instalacji (przy pomocy fajnego errora php) i widać gdzie trzeba wgrać paczkę językową przed/podczas instalacji aby przejść pomyślnie cały proces instalacji.
None
#8 Marcin Modestowicz^® 2009-01-10 20:18:16 0
Rzeczywiście, do tabeli wkradł się błąd. W części artykułu poświęconej Owl piszemy rzecz jasna o polskiej wersji językowej.
None
#9 Alessandro Gasparini 2009-06-09 16:13:47 0
Dear Marcin,

I point out that in February 2009, has been released LogicalDOC 4.0.2

that introduce the WebDAV support in the community version.

In addition, the version 4.0.2 is able to support up to 1,000,000 documents with searches

in the order of 2.3 seconds.

Soon we will release version 4.5 which improves multi-language support

and supports LDAP and Active Directory and a new system of comparing versions,

in addition to a new system for discussions on the documents.

Sincerely

A. Gasparini
IP: 87.29.232.[...] Mozilla/5.0 (Windows; U; Windows NT 6.0; it; rv:1.9.0.10) Gecko/2009042316 Firefox/3.0.10 (.NET CLR 3.5.30729)
#10 Alessandro Gasparini 2009-06-09 16:14:32 0
http://www.logicaldoc.com
IP: 87.29.232.[...] Mozilla/5.0 (Windows; U; Windows NT 6.0; it; rv:1.9.0.10) Gecko/2009042316 Firefox/3.0.10 (.NET CLR 3.5.30729)
#11 dowiew 2009-06-16 18:13:59 0
A dlaczego nie ma tu Alfresco?
IP: 87.99.21.[...] Mozilla/5.0 (Windows; U; Windows NT 5.1; pl; rv:1.9.1b3) Gecko/20090305 Firefox/3.1b3 AutoPager/0.5.2.0 (http://www.teesoft.info/)
#12 Rafcik 2009-09-11 15:49:46 0
Niewątpliwie zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów jest atutem. Zaprezentowane systemy są godne polecenia. Gorzej sprawa ma się ze wsparciem dla polskich wersji językowych, gdzie zastosowanie w firmie czy instytucji w wersji angielskiej mija się z celem. Więc z praktycznego punktu widzenia opisane są tutaj dwa systemy w polskiej wersji językowej, które można by wdrożyć. Przy reszcie mozna doszukiwać się paczek ze szpolszczeniem jeśli akurat są.
IP: 83.28.173.[...] Mozilla/5.0 (Windows; U; Windows NT 5.1; pl; rv:1.9.0.5) Gecko/2008120122 Firefox/3.0.5
#13 virtus 2010-03-15 00:11:58 0
Polecam w takim razie rozwiązania Xerox DocuShare, jest polski interfejs, przeszukiwanie z polską składnią językową (Verity) i wsparcie dla interfejsu od partnera w kraju, sami to zrobili: http://www.dokumenty.pl/. Mają wdrożenia w rządówce i wersję dla małych firm w wersji Express.
IP: 83.18.211.[...] Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 8.0; Windows NT 6.1; Trident/4.0; SLCC2; .NET CLR 2.0.50727; .NET CLR 3.5.30729; .NET CLR 3.0.30729; Media Center PC 6.0; InfoPath.2; Tablet PC 2.0; OfficeLiveConnector.1.4; OfficeLivePatch.1.3)
#14 Brad Wenzky 2011-02-03 09:05:22 0
Please try now the new 6.0 release. http://www.logicaldoc.com
IP: 89.97.203.[...] Mozilla/5.0 (Windows; U; Windows NT 6.0; it; rv:1.9.2.13) Gecko/20101203 Firefox/3.6.13 GTB6 ( .NET CLR 3.5.30729; .NET4.0C)
#15 Ania Graca 2011-04-21 10:42:36 0
Kurcze bardzo fajny artykuł! Sama zastanawiam się u siebie w firmie na zakupem lub wdrożeniem jakieś systemu DMS. Natomiast ostatnio natknęłam się na ciekawą stronę... podobno ta firma przygotowuje usługę gdzie za abonament bez zakupu licencji i sprzętu udostępni system zarządzania dokumentami. http://document-management.pl

co myślicie o Tym? Czy warto czekać i wejść w tą usługę?
IP: 217.153.204.[...] Mozilla/5.0 (X11; U; Linux i686; en-US) AppleWebKit/534.16 (KHTML, like Gecko) Chrome/10.0.648.205 Safari/534.16
#16 do autora! 2011-09-29 08:43:29 0
Panie Kamilu czy mógłby Pan podać przysłowie do słowa "kliknąć"

Życzę powodzenia :)
IP: 83.28.189.[...] Mozilla/5.0 (Windows NT 6.0) AppleWebKit/535.1 (KHTML, like Gecko) Chrome/14.0.835.186 Safari/535.1

Aby dodać komentarz, musisz podać swój nick, treść komentarza oraz poprawnie przepisać oba słowa z obrazka (słowa muszą być rozdzielone spacją).
W treści komentarza można używać języka formatowania BBcode.